HAUSin asiakasrekisterin tietosuojaseloste

Rekisterin nimi

HAUS kehittämiskeskuksen asiakasrekisteri

Rekisterinpitäjä      

HAUS kehittämiskeskus Oy
Yliopistonkatu 5
00101 Helsinki

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Tietosuojavastaava Tuuli Kurkipää
0400 250 675, tuuli.kurkipaa@haus.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Henkilötietoja kerätään ja käsitellään asiakkuuksien hoitamiseksi, toiminnan kehittämiseksi ja toiminnastamme tiedottamiseen. HAUSin asiakkaita ovat valtionhallinnon virastot ja laitokset, valtion liikelaitokset, valtion talousarvion ulkopuoliset rahastot ja eduskunta sekä sen alaisuudessa, valvonnassa ja yhteydessä toimivat yksiköt. HAUSin asiakkaina on myös kuntia, yliopistoja, yrityksiä, yhteisöjä ja yksityisiä henkilöitä. Lue HAUSin asiakkaista tarkemmin täältä.

Asiakasrekisterin ylläpito ja henkilötietojen käsittely perustuu lakiin HAUS kehittämiskeskus Oy -nimisestä osakeyhtiöstä (944/2010), jonka mukaan HAUSin tehtävä on tuottaa koulutus-ja kehittämispalveluita sekä niihin liittyvää liiketoimintaa.

Rekisterin tietosisältö

Kerättäviä henkilötietoja ovat henkilön nimi, työnimike, sähköposti, puhelinnumero, organisaatio, osasto ja organisaation osoite. Lisäksi asiakkuuteen liittyviä sähköposteja liitteineen voidaan tallentaa CRM-järjestelmään.

Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteri syntyy asiakkailta saaduista tiedoista. Tietoja saadaan HAUSin verkkosivujen kautta lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sopimuksissa, asiakastapaamisissa ja muissa tilanteissa, joissa asiakas luovuttaa tietojaan. Organisaatioiden edustajien tietoja voidaan kerätä myös julkisista lähteistä kuten verkkosivuilta.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Asiakasrekisterin ylläpitämiseksi tiedot luovutetaan järjestelmätoimittaja Visma Softwarelle ja Pipedrivelle, jotka toimivat henkilötietojen käsittelijänä HAUS kehittämiskeskuksen lukuun.

Tietojen säilytysaika

Henkilötietoja käsitellään asiakassuhteen tai tehdyn sopimuksen täytäntöönpanoon tarvittavan ajan. Perustellusta syystä henkilötietoja voidaan säilyttää tätä pidempään arkistointitarkoituksessa (esimerkiksi sopimukset). Vanhentuneet ja virheelliset tiedot tiedot poistetaan rekisteristä.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Rekisterin tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen perusteet

Henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina. Rekisterinpitäjän ja sen tietotekniikkakumppanien tietoverkko ja laitteisto on suojattu palomuurilla ja riittävillä teknisillä tietosuojaratkaisuilla. Rekisteritiedot sijaitsevat Suomessa sijaitsevilla palvelimilla. Rekisteriin tallennetut tiedot on suojattu tietoturvallisesti ja niitä pääsee katsomaan vain siihen oikeutettu HAUS kehittämiskeskuksen tai järjestelmätoimittajan työntekijä. Tietojärjestelmien käyttöä valvotaan ja järjestelmiin pääsy on rajoitettu. Käyttäjä tunnistetaan käyttäjätunnuksella ja salasanalla.

Rekisteröidyn oikeudet

Sinulla on oikeus

• pyytää pääsy sinua koskeviin henkilötietoihin ja käyttää tätä oikeutta kohtuullisin väliajoin
• pyytää tietojesi oikaisemista tai poistamista. Sinulla on oikeus saada henkilötietosi poistetuksi sen jälkeen, kun niitä ei tarvita siihen tarkoitukseen, johon tiedot ovat kerätty, olet vastustanut henkilötietojesi käsittelyä tai käsittely ei muutoin ole tietosuoja-asetuksen säännösten mukaista
• pyytää käsittelyn rajoittamista, kuten tietojen siirtämistä toiseen käsittelyjärjestelmään, käyttäjien pääsyn estämistä tiettyihin henkilötietoihin tai julkaistujen tietojen väliaikaiseen poistamiseen verkkosivuilta
• vastustaa käsittelyä, kun tietoja käsitellään oikeutetun edun perusteella
• vastustaa suoramarkkinointia.

Olethan tarvittaessa yhteydessä rekisterinpitäjään: tuuli.kurkipaa@haus.fi.

Sinulla on lisäksi oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.