Dynaaminen hankintajärjestelmä eli DPS on julkisten hankintojen menettely, jossa hankintayksikkö perustaa sähköisen järjestelmän, johon kelpoisuusehdot täyttävät toimittajat voivat hakea mukaan milloin tahansa järjestelmän voimassaoloaikana. DPS eroaa perinteisistä hankintatavoista juuri tässä jatkuvassa avoimuudessa: kilpailu ei sulkeudu tietyn pisteen jälkeen, vaan uusia toimittajia voidaan hyväksyä koko sopimuskauden ajan. Alla käymme läpi DPS-hankintaan liittyvät keskeisimmät kysymykset käytännönläheisesti.

Miten dynaaminen hankintajärjestelmä eroaa tavallisesta puitejärjestelystä?

Tärkein ero on se, että puitejärjestelyyn toimittajat valitaan kerran kilpailutuksen alussa, eikä uusia toimittajia voida enää lisätä myöhemmin. Dynaamisessa hankintajärjestelmässä toimittajajoukko sen sijaan elää koko järjestelmän elinkaaren ajan: uusi toimittaja voi hakea mukaan vielä vuosia perustamisen jälkeen, jos se täyttää asetetut kelpoisuusvaatimukset.

Toinen merkittävä ero koskee toimittajien enimmäismäärää. Puitejärjestelyssä toimittajien lukumäärä voidaan rajata, mutta DPS:ssä kaikki kelpoisuusehdot täyttävät toimittajat on hyväksyttävä mukaan ilman numeerista kattoa. Tämä tekee DPS:stä huomattavasti avoimemman ja kilpailullisemman menetelmän.

Myös hankintaprosessin rakenne eroaa. Puitejärjestelyssä voidaan sopia kiinteistä hinnoista tai muista ehdoista etukäteen, minkä jälkeen yksittäiset tilaukset tehdään kevyemmällä minikilpailutuksella tai suoraan ilman sitä. DPS:ssä jokainen yksittäinen hankinta kilpailutetaan erikseen järjestelmään hyväksyttyjen toimittajien kesken, mikä ylläpitää kilpailua koko sopimuskauden ajan.

Milloin hankintayksikön kannattaa valita DPS muiden hankintatapojen sijaan?

DPS on erityisen perusteltu valinta silloin, kun hankittavat palvelut tai tuotteet ovat markkinoiltaan nopeasti muuttuvia, toimittajakenttä on laaja tai vaikeasti ennakoitava tai hankintayksikkö haluaa varmistaa, että myös uudet ja pienet toimittajat pääsevät mukaan kilpailuun koko sopimuskauden ajan.

DPS sopii erityisen hyvin toistuviin hankintoihin, joissa tarpeet vaihtelevat tai täsmentyvät ajan myötä. Esimerkiksi asiantuntijapalvelut, konsultointi ja digitaaliset palvelut ovat tyypillisiä käyttökohteita, koska niissä osaamistarpeet voivat muuttua nopeasti ja uusia osaajia tulee markkinoille jatkuvasti.

Sen sijaan DPS ei välttämättä ole paras valinta, jos hankittava kokonaisuus on tarkasti rajattu, toimittajakenttä on pieni ja vakiintunut tai hankintayksikön resurssit eivät riitä toistuvien minikilpailutusten hallinnointiin. Tällöin perinteinen puitejärjestely tai avoin kilpailutus voi olla hallinnollisesti kevyempi vaihtoehto.

Miten DPS-hankintaprosessi etenee käytännössä?

DPS-hankintaprosessi etenee karkeasti kahdessa vaiheessa: ensin hankintayksikkö perustaa järjestelmän ja hyväksyy toimittajat, sitten yksittäiset hankinnat kilpailutetaan hyväksyttyjen toimittajien kesken minikilpailutuksilla. Koko prosessi on sähköinen, ja hankintailmoitus julkaistaan julkisessa hankintaportaalissa.

Järjestelmän perustaminen ja toimittajien hyväksyminen

Hankintayksikkö julkaisee hankintailmoituksen, jossa kuvataan järjestelmän soveltamisala, kelpoisuusvaatimukset ja kategoriat. Toimittajat jättävät osallistumishakemuksensa sähköisesti, ja hankintayksikkö arvioi ne asetettujen kriteerien perusteella. Kelpoisuusehdot täyttävät toimittajat hyväksytään mukaan, ja hylkäyspäätöksistä ilmoitetaan perusteluineen.

Yksittäisten hankintojen kilpailuttaminen

Kun hankintayksiköllä on konkreettinen tarve, se lähettää tarjouspyynnön kaikille kyseiseen kategoriaan hyväksytyille toimittajille. Toimittajat jättävät tarjouksensa, hankintayksikkö vertailee ne ennalta ilmoitettujen valintaperusteiden mukaisesti ja tekee hankintapäätöksen. Tämä minikilpailutus toistetaan jokaisen erillisen hankinnan kohdalla.

Mitä vaatimuksia DPS asettaa hankintayksikölle?

DPS edellyttää hankintayksiköltä ennen kaikkea sähköistä hankintajärjestelmää ja kykyä hallinnoida jatkuvaa toimittajahyväksyntäprosessia. Hankintayksikön on käsiteltävä uudet osallistumishakemukset kohtuullisessa ajassa, yleensä enintään kymmenen työpäivän kuluessa, ja pidettävä järjestelmä avoimena koko voimassaolonsa ajan.

Hallinnollinen taakka on DPS:ssä puitejärjestelyä suurempi, koska jokainen yksittäinen hankinta kilpailutetaan erikseen ja toimittajahakemuksia voi tulla jatkuvasti. Hankintayksikön on myös pidettävä hankintailmoitus ja järjestelmän kuvaus ajan tasalla sekä tiedotettava hyväksytyille toimittajille kaikista tarjouspyynnöistä tasapuolisesti.

Vastaavasti DPS vaatii huolellista etukäteissuunnittelua: kategorioiden ja kelpoisuusvaatimusten on oltava selkeitä ja oikeasuhtaisia, jotta järjestelmä toimii tarkoituksenmukaisesti koko sopimuskauden ajan.

Voiko toimittaja liittyä DPS:ään kesken sopimuskauden?

Kyllä, ja tämä on juuri dynaamisen hankintajärjestelmän keskeinen ominaisuus. Toimittaja voi hakea mukaan DPS:ään milloin tahansa järjestelmän voimassaoloaikana, ei ainoastaan perustamisvaiheessa. Hankintayksikön on hyväksyttävä kaikki kelpoisuusehdot täyttävät hakijat riippumatta siitä, missä vaiheessa sopimuskautta hakemus jätetään.

Käytännössä tämä tarkoittaa, että toimittaja, joka ei ollut markkinoilla järjestelmän perustamishetkellä tai joka ei silloin täyttänyt kelpoisuusvaatimuksia, voi hakea mukaan myöhemmin tilanteen muututtua. Hyväksymisen jälkeen toimittaja pääsee tasavertaisesti mukaan kaikkiin tuleviin minikilpailutuksiin omassa kategoriassaan.

Myöhemmin liittyminen ei siis aseta toimittajaa huonompaan asemaan suhteessa aiemmin hyväksyttyihin: kaikki järjestelmässä olevat toimittajat saavat tarjouspyynnöt samaan aikaan ja kilpailevat samoilla ehdoilla.

Me HAUSissa olemme rakentaneet oman dynaamisen hankintajärjestelmän kansainvälisiä asiantuntijapalveluja varten vuosille 2026–2030. Järjestelmä kattaa neljä palvelukategoriaa: digitaalisen transformaation, datan, tekoälyn ja kyberturvallisuuden, hyvän hallinnon ja julkisen sektorin kehittämisen, innovaatiot ja teknisen tuen sekä viestinnän ja näkyvyyspalvelut. Järjestelmä on avoinna koko voimassaolonsa ajan, joten mukaan voi hakea joustavasti oman aikataulun mukaan. Lue lisää ja tutustu hakuprosessiin HAUSin kansainvälisestä DPS-hankintajärjestelmästä.

Aiheeseen liittyvät artikkelit

• Miten yritys voi päästä mukaan dynaamiseen hankintajärjestelmään?
• Miten itsensä johtaminen vaikuttaa johtamistyön laatuun?
• Miksi ylimmän johdon kehittämisohjelma on tärkeä valtionhallinnossa?
• Henkilöstön osaaminen kehittäminen julkishallinnolle
• Ammattitaidon koulutus verkossa - eOppiva oppimisratkaisu

Tämä sisältö on luotu tekoälyn avulla, ja se voi sisältää virheitä.