Esihenkilö johtaa monipaikkaista tiimiä parhaiten rakentamalla selkeät viestintärakenteet, luomalla yhteisen toimintakulttuurin ja pitämällä huolta jokaisen tiimiläisen osallisuuden tunteesta riippumatta siitä, mistä kukin työskentelee. Monipaikkainen työ ei poista johtamisen perusteita, mutta se edellyttää esihenkilöltä tietoisempaa ja suunnitelmallisempaa otetta kuin perinteinen lähijohtaminen. Seuraavat kysymykset ja vastaukset auttavat hahmottamaan, mitä käytännön taitoja tämä vaatii. Tutustu myös Valtio VALO -esihenkilöiden valmennusohjelmaan, joka on suunniteltu juuri valtionhallinnon esihenkilöille.

Mitä erityishaasteita monipaikkainen työ tuo tiimin johtamiseen?

Monipaikkainen työ tuo tiimin johtamiseen kolme keskeistä haastetta: epätasa-arvoisen läsnäolon tunteen, viestinnän katkonaisuuden ja yhteisöllisyyden heikkenemisen. Kun osa tiimistä työskentelee toimistolla ja osa etänä, esihenkilön on aktiivisesti huolehdittava siitä, ettei kukaan jää näkymättömäksi tai ulkopuoliseksi.

Hybridityössä syntyy helposti niin sanottu läsnäoloetuoikeus, jossa toimistolla olevat saavat enemmän epävirallista tietoa, spontaaneja keskusteluja ja huomiota kuin etätyöntekijät. Tämä voi vaikuttaa pitkällä aikavälillä sekä tiimiläisten motivaatioon että urakehitykseen. Esihenkilön tehtävä on tunnistaa tämä dynamiikka ja tasata sitä tietoisesti.

Toinen merkittävä haaste on luottamuksen rakentaminen ilman fyysistä läsnäoloa. Etäjohtamisessa esihenkilö ei voi lukea tiimiläisten vointia käytäväkohtaamisissa, joten tunneilmaston seuraaminen vaatii enemmän suunniteltuja kohtaamisia ja suoraa kysymistä. Myös tiedon kulku voi katketa, jos viestintäkanavat ja pelisäännöt eivät ole selkeät.

Miten esihenkilö pitää tiimin yhtenäisenä eri toimipisteissä?

Tiimin yhtenäisyys monipaikkaisessa työssä syntyy yhteisistä pelisäännöistä, säännöllisistä kohtaamisista ja jaetusta tarkoituksen tunteesta. Esihenkilön on varmistettava, että tiimin yhteiset tavoitteet, toimintatavat ja arvot ovat kaikille selkeät riippumatta siitä, missä kukin istuu.

Käytännön keinoja yhtenäisyyden rakentamiseen ovat muun muassa:

• Yhteiset pelisäännöt viestinnälle: Sovitaan yhdessä, mitä kanavia käytetään mihinkin tarkoitukseen ja millä vasteajalla viesteihin vastataan.
• Säännölliset tiimikokoukset: Pidetään kokoukset hybridiformaatissa niin, että etäosallistujat ovat tasavertaisessa asemassa, esimerkiksi kaikki liittyvät videolta erikseen.
• Epävirallinen yhteys: Luodaan tilaa myös kevyelle vuorovaikutukselle, kuten virtuaalisille kahvihetkille tai yhteiselle aloitukselle kokouksen alussa.
• Yhteiset tavoitteet ja niiden seuranta: Varmistetaan, että koko tiimi tietää, mihin ollaan menossa ja mikä on jokaisen rooli kokonaisuudessa.

Yhteisöllisyys ei synny itsestään hajautetussa tiimissä, vaan se vaatii esihenkilöltä tietoista panostusta. Pienetkin arjen teot, kuten tiimiläisen kuulumisten kysyminen ennen kokouksen asialistaan siirtymistä, rakentavat luottamusta ja yhteenkuuluvuutta pitkällä aikavälillä.

Kuinka usein esihenkilön tulisi olla yhteydessä etätiimiläisiin?

Esihenkilön tulisi olla yhteydessä etätiimiläisiin vähintään kerran viikossa yksilöllisesti ja pitää koko tiimin yhteinen tapaaminen vähintään joka toinen viikko. Tämä ei tarkoita valvontaa, vaan säännöllistä tukea ja läsnäoloa, joka korvaa toimiston luontevan kohtaamisen.

Sopiva yhteydenpidon tiheys riippuu tilanteesta. Jos tiimiläinen on uusi tai käy läpi muutosta, tiheämpi yhteys on tarpeen. Kokenut ja itsenäisesti työskentelevä asiantuntija saattaa hyötyä harvemmista, mutta syvällisemmistä keskusteluista. Tärkeintä on, että yhteydenpidon rytmi sovitaan yhdessä eikä se tule yllätyksenä kummallekaan osapuolelle.

Lyhyet, säännölliset check-in-hetket toimivat usein paremmin kuin pitkät ja harvinaiset kokoukset. Kymmenen minuutin viikkokeskustelu, jossa kysytään kuulumisia, käydään läpi mahdolliset esteet ja varmistetaan tuki, pitää yhteyden elävänä ja antaa esihenkilölle ajantasaisen kuvan tiimin tilanteesta.

Miten suorituksen johtaminen toimii monipaikkaisessa työssä?

Suorituksen johtaminen monipaikkaisessa työssä perustuu selkeisiin tavoitteisiin, sovittuihin mittareihin ja säännölliseen palautteeseen. Fyysinen poissaolo ei saa olla peruste epäselvyydelle: kun tavoitteet ovat konkreettiset ja ymmärretyt, esihenkilö voi johtaa suoritusta luottamukseen eikä valvontaan nojaten.

Etäjohtamisessa korostuu tulosjohtaminen perinteisen läsnäoloon perustuvan seurannan sijaan. Esihenkilön on varmistettava, että jokainen tiimiläinen tietää, mitä häneltä odotetaan, millä aikataululla ja miten onnistumista mitataan. Tavoite- ja kehityskeskustelut ovat erityisen tärkeitä monipaikkaisessa työssä, sillä ne luovat rakenteen palautteelle ja kehittymiselle.

Palautteen antaminen etänä vaatii tietoisuutta: positiivinen palaute kannattaa antaa myös julkisesti tiimin kuullen, kun taas rakentava palaute käydään aina kahdenkeskisessä keskustelussa. Näin varmistetaan, että etätiimiläiset saavat saman laadun ja määrän palautetta kuin toimistolla työskentelevät.

Millaisia digitaalisia välineitä monipaikkainen tiimi tarvitsee?

Monipaikkainen tiimi tarvitsee digitaalisia välineitä neljään keskeiseen tarkoitukseen: viestintään, yhteiseen työskentelyyn, tiedon jakamiseen ja tehtävien hallintaan. Oikeat välineet eivät korvaa hyvää johtamista, mutta ne tekevät hajautetun yhteistyön sujuvammaksi ja vähentävät tiedonkulun katkoksia.

Toimivan digitaalisen työympäristön rakennuspalikoita ovat:

• Pikaviestintä ja videopalaverit: Mahdollistavat nopean yhteydenpidon ja kasvokkaiset kohtaamiset etänä, esimerkiksi Teams tai vastaava alusta.
• Yhteinen tiedostojen hallinta: Pilvipohjaiset ratkaisut varmistavat, että kaikilla on pääsy ajantasaisiin dokumentteihin paikasta riippumatta.
• Tehtävien ja projektien seuranta: Selkeä tehtävälista tai projektinhallintaväline auttaa pitämään tiimin työn näkyvillä kaikille.
• Digitaaliset oppimisympäristöt: Mahdollistavat osaamisen kehittämisen joustavasti oman aikataulun mukaan.

Välineiden valintaa tärkeämpää on kuitenkin sopia yhdessä, miten niitä käytetään. Liian monta kanavaa hajottaa huomion ja tekee viestinnästä sekavaa. Esihenkilön tehtävä on selkeyttää, mikä kanava on tarkoitettu mihinkin ja miten tiimi toimii yhdessä digitaalisessa ympäristössä.

Valtionhallinnossa monipaikkainen johtaminen on arkipäivää, ja esihenkilöiden osaamistarpeet ovat kasvaneet merkittävästi. Valtio VALO on syventävä valmennusohjelma valtionhallinnon esihenkilöille, joka käsittelee muun muassa monipaikkaista johtamista, tiimin tavoitteellista johtamista ja valmentavaa johtamisotetta. Ohjelma toteutetaan lähikoulutuksena 1.9. ja 24.11.2026 välisenä aikana HAUSin tiloissa Helsingissä, ja ilmoittautuminen on auki 16.8.2026 klo 12.00 asti. Jos haluat kehittää esihenkilöosaamistasi käytännönläheisesti yhdessä muiden valtionhallinnon esihenkilöiden kanssa, Valtio VALO on juuri sinulle suunniteltu ohjelma.

Ota yhteyttä

Haluatko lisätietoja Valtio VALO -valmennusohjelmasta tai muista HAUSin koulutuksista? Ota yhteyttä lomakkeellamme – autamme sinua löytämään sopivimman ratkaisun esihenkilöosaamisen kehittämiseen.