Tuomioistuinviraston ensimmäinen strategia syntyi HAUSin tuella

Valtion koulutus- ja kehittämistalona tunnettu HAUS kehittämiskeskus Oy on valtionhallinnon asiakkaille tarjottavien koulutusten lisäksi tukena myös erilaisissa yksilöidyissä kehittämistarpeissa. HAUSin kehittämispalveluiden alta löytyy muun muassa koko kirjo erilaisia konsultointipalveluja, kuten esimerkiksi apua johtamiskulttuurin kehittämiseen, johtoryhmätyöskentelyyn, strategiaan, skenaario- ja ennakointityöhön ja vaikkapa tulosohjaukseen. Erilaisia kumppanuusprojekteja onkin toteutettu viime vuosina lukuisia.

Hyvin onnistunut esimerkki kehittämistyön kumppanina toimimisesta on vuonna 2021 päättynyt puolivuotinen strategiahanke, jossa uudelle, 2020 toimintansa aloittaneelle Tuomioistuinvirastolle luotiin sen historian ensimmäinen strategia toimintaa ohjaavaksi. Strategia syntyi HAUSin kehittämistyön ammattilaisten tukemana ja yhteiskehittämisen menetelmin oman henkilökunnan sekä tuomioistuinten ja muiden sidosryhmien edustajien kanssa.

Yhteiskehittämisen menetelmät sopivat strategiatyöhön

Yhteistyö HAUSin kanssa käynnistyi Tuomioistuinlaitosta palvelevan Tuomioistuinviraston aloitteesta. Asetelma oli mielenkiintoinen, sillä tavanomaisesti strategiatyö on jo jonkin olemassa olevan kehittämistä, mutta nyt uudella, juuri perustetulla virastolla ei ollut lainkaan strategiaa, vaikka sen tehtävät toki olivat jo lakiin kirjattu. Strategiaprosessilla lähdettiin tavoittelemaan alaskirjattuna selkeyttä siihen, miksi työtä tehdään ja mitä sillä tavoitellaan.

– Strategiatyössä sidosryhmät otetaan tavallisesti mukaan mahdollisimman laajasti. Suurissa organisaatioissa osallistujamäärä voi haastaa käytännön työpajat, mutta tällöinkin kehittämiseen osallistaminen pyritään toteuttamaan esimerkiksi sähköisin kyselyin, äänestyksin tai verkkoaivoriihin. TIVin kanssa strategia työstettiin yhteiskehittämisen menetelmin ja lähes kokonaan digitaalisesti, selventää yhteistyötä HAUSin puolelta johtanut ohjelmajohtaja Tero Vuorinen, joka on HAUSilla vastannut kolmisen vuotta erityisesti johtamiskoulutuksista.

Digitaaliset alustat toimivat hyvin kehittämisprosessissa

Sidosryhmien, erityisesti henkilöstön, on hyvä olla mukana läpi koko kehittämisprosessin, jonka lisäksi osa työstä on tarpeenmukaista tehdä rajatummalla osallistujalistalla, kuten vaikkapa johtoryhmässä tai projektijohdon kesken. Näin toimittiin myös Tuomioistuinviraston strategiaprosessissa, ja vaikka kehitystyö sisälsi ajoin suurellekin osanottajamäärälle eli koko henkilöstölle suunnattuja tilaisuuksia, soveltuivat digitaaliset alustat työhön ehkä yllättävänkin hyvin.

– Kollektiivinen tekeminen samalla sähköisellä alustalla selkeytti työtä, sillä kaikki materiaali oli jo yhteenkoottuna ja jäsenneltynä alustalla eikä esimerkiksi kymmenillä fläppipapereilla. Toisaalta näen myös lähitoteutukselle oman paikkansa erityisesti ideoinnin ja keskustelun näkökulmasta. Pandemian jälkeisessä ajassa on alettu puhua hybridimalleista, ja sopiva kombo molemmista varmasti toimiii tässäkin, pohtii Vuorinen.

Yhteistyö Tuomioistuinviraston kanssa sujui hyvin ja keskusteluyhteys oli avoin. Vuorinen, jolla itsellään on konsultti- ja yliopistotausta, kertoo olevansa lopputulokseen tyytyväinen, sillä monipuolisesta ja laajasta materiaalista saatiin kiteytettyä sellainen konkreettinen ja selkeä kokonaisuus, jota on helppo esitellä muillekin. Tyytyväisiä lopputulokseen ollaan myös Tuomioistuinvirastossa.

HAUSin avulla näkemyksellisyyttä strategiatyöhön

Uuden, 2020 alussa aloittaneen ja oikeusministeriön hallinnonalalla toimiva Tuomioistuinvirasto on itsenäinen keskusvirasto, joka palvelee koko Tuomioistuinlaitosta. Viraston tehtävänä on huolehtia siitä, että riippumattomat tuomioistuimet kykenevät käyttämään tuomiovaltaa laadukkaasti ja että tuomioistuinten hallinto on tehokkaasti ja tarkoituksenmukaisesti järjestetty. Uuden viraston työt ja tehtävät oli jo kirjattu lakiin, mutta käytössä olevien henkilöstöresurssien vähyys toi haasteita tärkeään strategiatyöhön.

– Tuomioistuinviraston henkilöstömäärä oli aliarvioitu alakanttiin jo lainsäädäntövaiheessa, ja totesimme melko varhaisessa vaiheessa, että resurssipulasta johtuvien työkiireiden keskellä strategiatyö ei välttämättä omin voimin edisty. Tämä oli päällimmäinen syy siihen, että päätimme hankkia työhön ulkopuolisen kumppanin, kertoo Tuomioistuinviraston ylijohtaja Riku Jaakkola, joka aloitti viisivuotiskauden virassaan vuoden 2020 alussa.

Tuomioistuinlaitoksessa, jossa tehtävät ovat läkisääteisiä, strategian tarve on esimerkiksi yritysmaailmaan nähden erilaista. Kokemukset strategiatyöstä olivat talon sisällä vähäisiä, ja ulkopuolisen kumppanin toivottiin tuovan työhön näkemyksellisyyttä. HAUS oli jo entuudestaan tuttu toimija, joten yhteistyöhön oli helppo käydä.

Käytännön strategiatyö lisäsi tietoisuutta viraston roolista

Odotukset strategiatyölle kartoitettiin heti ensitapaamisessa, ja tahtotila strategian saamiseksi oli vahva Tuomioistuinviraston johtokuntaa myöten. Strategiatyöhön osallistettiin viraston henkilöstö, asiakkaat sekä muut sidosryhmät ja viraston johto. Prosessi käynnistyi kartoittamalla ymmärrystä mukana olleiden ryhmien edustajilta kyselyin, haastatteluin ja työpajoin. Kevään mittaan strategiatyötä tehtiin lisäksi henkilöstön ja johdon työpajoissa.

Käytännön strategiatyö, matka päämäärään, osoittautui lopulta prosessin tärkeimmäksi anniksi, sillä se selkeytti ja auttoi jäsentämään – ehkä jopa hieman yllättäen – viraston roolia myös sen omalle henkilökunnalle ja muille sidosryhmille.

– Prosessi toi tärkeällä tavalla näkyväksi sen, että jopa hyvin valveutuneina pidetyissä sidosryhmätahoissa oli puutteita viraston tehtäviin liittyvässä tietoisuudessa. Yhteistoiminnan järjestämisen kannalta ymmärryksen selkeyttäminen oli todella tärkeää, ja nyt meillä on hyvä ja selkeä strategia, jonka kautta voimme esitellä omaa toimintaamme, Jaakkola kiteyttää.

Prosessiin ja syntyneeseen strategiaan ollaan tyytyväisiä

Puolivuotisen työn lopputuloksena syntyi kolmesta osasta, eli tarkoituksesta, tavoitteista ja teemoista koostuva strategia ja tiekartta sekä visuaalinen materiaali ulkoiseen ja sisäiseen viestintään. Tuomioistuinvirastossa lopputulokseen ollaan todella tyytyväisiä.

– Strategiasta tuli tiivis esitys, ja sen avulla pystytään nyt hyvin kuvaamaan viraston ydintoiminta yleistajuisesti. Sisältö vastasi hyvin pitkälle niitä painopistealueita, joita olin itse jo ennen yhteistyön käynnistämistä nostanut esille ajatellen, että näihin olisi hyvä keskittyä. Oikeita asioita olimme siis tehneet jo aivan alkuvaiheessa, ja strategiasta saadaan nyt hyvää tukea tälle, kiittelee Jaakkola.

– Voin lämpimästi suositella HAUSia kumppaniksi, sillä yhteistyö oli mutkatonta. Tero Vuorinen pääsi jo ensitapaamisesta vaadittavalle tietoisuuden tasolle Tuomioistuinviraston strategiatyön kannalta keskeisistä seikoista ja pystyi näin nopeasti auttamaan meitä sisällönkin jäsentämisessä.
Koko Tuomioistuinlaitoksessa on nyt käynnistymässä strategian päivittäminen, ja ulkopuolisen fasilitaattorin ottaminen avuksi työhön on jälleen pohdinnassa.

– Mikäli uudessa, koko tuomioistuinlaitosta koskevassa strategiatyössä päädytään ulkopuoliseen kumppaniin, on HAUS näiden kokemusten pohjalta työhön oikein hyvä vaihtoehto, summaa Jaakkola tyytyväisyyttä äänessään.

Tarvitsetteko tekin tukea kehitystyöhön?

Onko organisaatiossanne kehittämistarpeita, joihin omat resurssit eivät tunnu riittävän? Toivoisitteko jonkun ottavan vetovastuun projektista ja vievän prosessin maaliin alusta loppuun ja ns. avaimet käteen -periaatteella? Haluaisitteko kuulla lisää siitä, kuinka voitte hyödyntää asiantuntijuuttamme osaamisen ja kehittämisen tukena?

HAUSin ohjelmajohtaja Tero Vuorinen kertoo mielellään lisää HAUSin kehittämispalveluista. Olipa kyseessä sitten vaikkapa johtamisjärjestelmän tai strategian uudistaminen, HAUS on kumppani, jolta saa kaikki tarvitsemasi palvelut.

– Me taidamme laajojen, kokonaisvaltaisten prossessien toteuttamisen, ja muihin palvelutarjoajiin verrattuna meillä on myös erityisen hyvä julkishallinnon ja sen erityispiirteiden tuntemus. Tuellamme asiakkaamme saavat keskittyä omaan ajatteluunsa samalla, kun me huolehdimme prosessista ja mahdollisuuksien mukaan vielä rikastamme asiakkaidemme ajattelua. Yhteyttä voi ottaa matalalla kynnyksellä!