Strateginen ennakointi ja skenaariosuunnittelu, osa 2/2: Kuinka skenaariotyö auttaa kehittämään organisaatiosi strategiaa

Skenaariotyöllä strategista ketteryyttä epävarmuuden keskellä

Aiemmin syksyllä julkaistussa kirjoituksessani pohdin, kuinka laatia strategia epävarmuuden edessä. Painotin, miten tulevaisuuden ajatteleminen on keskeistä nykyhetkessä toimimiselle ja kuinka skenaariotyö antaa prosessille rakenteen ja raamit. Nämä vahvistavat johdon kykyä olla strateginen epävarmuudesta huolimatta.

Miten päästä alkuun skenaariotyössä ja onnistua siinä?

Skenaarioharjoituksen järjestäminen voi aiheuttaa epätietoisuutta. Ulkopuolisen avun hyödyntämisessä on selkeitä etuja, ja skenaarioihin erikoistuneet asiantuntijat ovat omiaan antamaan ohjausta ja tukemaan organisaatioita läpi skenaarioprosessin. Esimerkiksi me HAUS:ssa olemme julkishallinnon tukena tulevaisuustietoa kehittäessä. Riippumatta siitä, kuka prosessia johtaa, tulisi noudattaa näitä keskeisiä ohjeita:

Kutsu oikeat ihmiset mukaan

Yksi skenaarioharjoituksen tärkeimmistä tarkoituksista on haastaa juurtuneet käsitykset ja mallit siitä, miten maailma toimii. Luodaksesi onnistumisen edellytykset, sinun on saatava mukaan osallistujia, joilla on erilaiset roolit organisaatiossa, eri näkökulmat ja henkilökohtaiset kokemukset.

Tunnista oletukset, ajurit ja epävarmuustekijät

On tärkeää ilmaista nykyisen strategianne oletukset ja millaisen tulevaisuuden odotatte sen toteutumisesta seuraavan. Ajattele tätä toivottua tavoitetilaa vain yhtenä mahdollisena tulevaisuutena ja keskity määrittämään, mitkä oletukset olisi hyödyllistä tarkistaa. On tärkeää osata erottaa transaktionaaliset toimijat, joihin voit vaikuttaa, rakenteellisista ja toimintaympäristöön liittyvistä muuttujista, joita et voi hallita. Kuinka nuo voimat voisivat yhdistyä luodakseen erilaisia mahdollisia tulevaisuuksia?

Kuvittele uskottavia, mutta dramaattisesti erilaisia skenaarioita

Tämä voi olla harjoituksen vaikein osa, erityisesti niille, jotka ovat tottuneet analyyttisempiin ajattelutapoihin. Pakota itsesi kuvittelemaan, miltä tulevaisuus näyttää viiden, 10 tai jopa 20 vuoden kuluttua – yksinkertaisesti ekstrapoloimatta nykyhetken trendeistä. Tämä vaatii paljon luovuutta ja vaatii myös arvostelukykyä. Hyvät fasilitaattorit ovat tässä tärkeitä: he voivat sekä pohjustaa mielikuvitusta että ylläpitää todellisuutta ja uskottavuutta.

Tulevaisuuden kokeminen

Skenaariosuunnittelu on tehokkainta, kun se on mukaansatempaava kokemus. ”Tulevaisuuden artefaktien” luominen, kuten fiktiiviset sanomalehtiartikkelit tai jopa videoleikkeet, auttaa usein haastamaan olemassa olevia mentaalisia malleja. Voi olla myös hyvä idea irrottaa osallistujat nykyisyydestä, joten pidä työpajoja muualla ja estä puhelimien käyttö niissä.

Eristä strategiat, jotka ovat hyödyllisiä useissa mahdollisissa tulevaisuudenskenaarioissa

Anna skenaariosuunnitteluprosessiin osallistuville seuraava haaste: Mitä meidän pitäisi tehdä nyt, mikä mahdollistaisi paremman toiminnan kyseisessä tulevaisuudessa? Luo ilmapiiri, jossa kaikki osallistujat voivat esittää ideoita epäröimättä. Kun ryhmät ovat kehittäneet strategioita maailmoilleen, tuo heidät yhteen vertailemaan muistiinpanoja. Etsi yhtäläisyyksiä, erota ne ja tunnista suunnitelmat ja investoinnit, jotka ovat järkeviä useissa tulevaisuudenskenaarioissa.

Toteuta strategiat

Tämä saattaa kuulostaa itsestään selvältä, mutta on se kohta, jossa useimmat organisaatiot epäonnistuvat kerta toisensa jälkeen. Skenaariosuunnittelun käyttäminen strategioiden laatimiseen ei vie merkittävästi resursseja, mutta niiden toteuttaminen vaatii sitoutumista. Jotta ennakointi kytkeytyisi toimintaan, johtajien tulisi jalkauttaa skenaariotyössä syntyvää tulevaisuustietoa käytäntöön ja avata, miten se näkyy organisaation strategiassa. Vaikka realistisesti ajateltuna ennakointi julkishallinnossa voi tuskin toimia kokonaisvaltaisena ajurina strategialle, skenaarioharjoitukset voivat silti olla arvokkaita useilla eri tavoilla. Ensinnäkin ne voivat tarjota osallistujille yhteisen kielen puhua tulevaisuudesta. Toiseksi ne voivat rakentaa tukea tulevaisuuteen orientoituneille kehitysideoille organisaation sisällä, jotta kun toteutuksen tarve käy selväksi, se voi edetä nopeammin. Lopuksi, ne voivat mahdollistaa strategisen ennakointiin tähtäävän toiminnan yksikkötasolla, vaikka organisaatio kokonaisuutena ei onnistuisikaan yhdistämään nykyisyyttä ja tulevaisuutta niin tiukasti kuin pitäisi.

Juurruta prosessi

Pitkällä aikavälillä saat skenaarioharjoituksista suurimman hyödyn luomalla iteratiivisen syklin – eli prosessin, joka jatkuvasti suuntaa organisaatiosi tulevaisuuteen pitäen samalla silmällä nykyhetkeä ja päinvastoin. Ambideksteria – kyky kahdensuuntaisen toiminnan kehittämiseen niin nykyistä toimintaa eteenpäin viemällä (exploitation) kuin samanaikaisesti uutta toimintaa luomalla (exploration) – mahdollistaa menestyksen optimaalisissa tilanteissa ja on välttämätöntä selviytymisen kannalta vaikeissa olosuhteissa. Siirtyminen silmukassa nykyisyyden ja useiden kuvitteellisten tulevaisuuksien välillä auttaa sinua säätämään ja päivittämään strategioitasi jatkuvasti.

Johtopäätökset

Kuten kuluneet liki viisi vuotta ovat osoittaneet, tarpeet ja oletukset voivat muuttua nopeasti ja arvaamattomasti. Tulevaisuuteen valmistautuminen vaatii jatkuvaa uudelleenarviointia. Strateginen ennakointi – kyky aistia, muokata ja sopeutua tapahtuvaan – vaatii iteratiivista tutkimista, olipa kyse sitten skenaariosuunnittelusta tai muista menetelmistä. Organisaatiot voivat luoda jatkuvan vuorovaikutuksen nykyisyyden ja tulevaisuuden välillä institutionalisoimalla mielikuvituksellisen prosessin. Tällä tavoin käytettynä skenaariosuunnittelu ja muut strategisen ennakoinnin työkalut auttavat meitä kartoittamaan jatkuvasti muuttuvaa toimikenttää.

Strateginen ennakointi auttaa meitä luonnollisesti myös tunnistamaan mahdollisuuksia ja vahvistaa kykyämme tarttua niihin. Monella tapaa organisaatiot eivät vain valmistaudu tulevaisuuteen, vaan ne luovat sitä. Epävarmuuden hetkiin liittyy yritysmaailmassa suuri potentiaali, josta voitaisiin myös oppia julkishallinnossa esimerkiksi kokeilujen kontekstissa. Kuten Pierre Wack, Shellin skenaariosuunnittelun pioneeri, kerran kirjoitti: ”Juuri näissä yhteyksissä – ei vakaina aikoina – näyttäytyvät todelliset mahdollisuudet saavuttaa kilpailuetu strategian avulla.”

Nykyhetken tyrannian haastaminen ja mielikuvitukseen panostaminen vaatii rohkeutta ja kaukonäköisyyttä. Strateginen ennakointi tarjoaa johtajille molempia. Heitä ei loppujen lopuksi arvioida vain sen perusteella, mitä he tekevät tänään, vaan myös sen perusteella, kuinka hyvin he ohjasivat organisaationsa huomiseen.

Mikäli mielenkiintosi kuitenkin jo heräsi ja haluaisit tietää lisää HAUS:n tarjoamista strategisen ennakoinnin palveluista, ole rohkeasti yhteydessä minuun puhelimitse +358 447550045 tai sähköpostitse aleksi.ilpala@haus.fi