Strateginen ennakointi ja skenaariosuunnittelu, osa 1/2: Kuinka muodostaa strategia epävarmuuden edessä? 

Kuinka laatia strategia epävarmuuden edessä? 

Tämä on perustavanlaatuinen kysymys, johon julkishallinnon organisaatioiden on esitettävä vastaus valmistautuessaan uuteen strategiakauteen, erityisesti resurssien ollessa niukat ja tulevaisuuden näyttäytyessä syystä epävarmana. 

Jo ennen koronavirusta nopea teknologinen muutos, monimutkaiset taloudelliset riippuvuussuhteet ja lisääntyvä poliittinen epävakaus olivat yhdessä tehneet tulevaisuudesta entistä epäselvemmän. Epävarmuus oli niin kokonaisvaltaista, että tutkijat olivat kehittäneet monimutkaisia ​​lyhenteitä, kuten VUCA (volatiliteetti, epävarmuus, monimutkaisuus ja epäselvyys) ja TUNA (myrskyisä, epävarma, uusi ja epäselvä) kuvaamaan ongelman mittasuhteita. Sitten pandemia iski. 

Luonnollisesti johtajat etsivät turvaa lyhyen aikavälin ratkaisuista. Onhan se on luonteva mekanismi epävarmuudesta selviytymiseen. Myös maailmanlaajuisesti, useimmilla organisaatioilla ei ollut muuta vaihtoehtoa kuin keskittyä selviämään tästä hetkestä. Pandemian väistyttyä Venäjä käynnisti suurhyökkäyksen Ukrainaan ja geopoliittinen epävarmuus lisääntyi, mikä koettiin Suomessa elävästi. ”Nykyhetken tyrannia” on edelleen tiukasti kiinni vallankahvassa huolimatta siitä, että monet julkishallintoa, politiikkaa ja liike-elämää koskevat päätökset vaativat edelleen kaukonäköisyyttä. Panokset ovat korkealla ja nyt tehdyillä päätöksillä voi olla vaikutuksia vuosiksi – tai jopa vuosikymmeniksi. Organisaatiot tarvitsevat tavan yhdistää nykyhetken liikkeet tulevaisuuteen. 

Joten miten parhaiten edetä? 

Strateginen ennakointi tarjoaa tien eteenpäin. Sen tarkoituksena ei ole ennustaa tulevaisuutta, vaan tehdä mahdolliseksi kuvitella useita tulevaisuuksia luovilla tavoilla, jotka parantavat kykyämme aistia, muokata ja sopeutua siihen, mitä tapahtuu tulevina vuosina. Strateginen ennakointi ei auta meitä selvittämään, mitä ajatella tulevaisuudesta. Se auttaa meitä selvittämään, kuinka ja mitä ajatella siitä. 

Kun ennustavat työkalut ja data-analyysi saavuttavat rajansa, meidän on käännyttävä strategisen ennakoinnin puoleen, joka ottaa tulevaisuuden vähenemättömän epävarmuuden lähtökohdaksi. Tässä kontekstissa se auttaa johtajia tekemään parempia päätöksiä. 

Strategisen ennakoinnin tunnetuin työkalu on skenaariosuunnittelu. Se sisältää useita vaiheita: tulevaisuuden toiminta- ja markkinaolosuhteita muokkaavien voimien tunnistaminen; tutkia, kuinka nämä tekijät voivat olla vuorovaikutuksessa; kuvitella erilaisia ​​uskottavia tulevaisuuksia; nykyisten mentaalimallien tarkistaminen näiden tulevaisuuksien perusteella; ja sitten käyttämällä tunnistettuja uusia malleja laatimaan strategioita, jotka valmistavat organisaatioita kaikkeen, mitä tulevaisuus todellisuudessa tuo tullessaan. 

Nykyään skenaarioiden käyttö on laajalle levinnyttä. Mutta liian usein organisaatiot suorittavat vain yhden harjoituksen ja laittavat sitten oppimansa hyllylle, saati jalkauttavat tuloksia strategian keinoin. Jos julkishallinnon organisaatiot haluavat tehdä tehokasta strategiaa epävarmuuden edessä, niiden on rakennettavia pysyviä mutta joustavia siltoja nykyisen toiminnan ja tulevaisuuden ajattelun välille. Tarvitaan siis paitsi mielikuvitusta myös mielikuvituksen institutionalisointia. Se on strategisen ennakoinnin ydin. 

Ihmiset yleensä ajattelevat aikaa lineaarisena ja yksisuuntaisena, siirtyvän menneisyydestä nykyhetkeen tulevaisuuteen, jolloin jokainen aikakehys on erillinen. Muistamme eilisen; koemme tänään; odotamme huomista. Mutta paras skenaariosuunnittelu omaksuu ehdottomasti epälineaarisen käsityksen ajasta: ottamalla huomioon nykyhetken trendit, sitten hyppäämällä monta vuotta tulevaisuuteen, kuvaamalla näiden ajurien luomia uskottavia maailmoja, työskentelemällä taaksepäin kehittääkseen tarinoita siitä, kuinka nuo maailmat olivat syntyneet, ja sitten katsoen jälleen eteenpäin, on mahdollista kehittää vankkoja strategioita tai tulevaisuustietoa niiden tueksi. Tässä mallissa aika kiertää itsensä ympärillä jatkuvasti kehittyvässä palautejärjestelmässä nykyisyyden ja tulevaisuuden välillä. Se on ns. silmukka. 

Kun organisaation johto alkaa nähdä ajan silmukana, he ymmärtävät miten tulevaisuuden ajatteleminen on keskeinen osa nykyhetkessä toimimista. Skenaariot antavat tälle prosessille rakenteen, joka vahvistaa johdon kykyä olla strateginen valtavasta epävarmuudesta huolimatta. 

Myöhemmin syksyllä julkaistavassa kirjoituksessani kerron miten organisaatiosi pääsee alkuun skenaariosuunnittelun kanssa.

Mikäli mielenkiintosi kuitenkin jo heräsi ja haluaisit tietää lisää HAUS:n tarjoamista strategisen ennakoinnin palveluista, ole rohkeasti yhteydessä minuun puhelimitse +358 447550045 tai sähköpostitse aleksi.ilpala@haus.fi