Tutustu VIRTA – valtion prosessikehittämisen ohjelmaan tuottavuuden nostamiseen, joka tarjoaa käytännön työkalut prosessien kehittämiseen ja johtamiseen. Prosessin kehittäminen ja prosessin johtaminen ovat kaksi eri asiaa, vaikka ne kulkevat käsi kädessä. Prosessin johtaminen tarkoittaa olemassa olevan prosessin hallintaa ja seurantaa päivittäisessä työssä, kun taas prosessin kehittäminen tarkoittaa prosessin aktiivista parantamista ja uudistamista. Molemmat ovat välttämättömiä toimivan organisaation kannalta, mutta ne vaativat erilaisia taitoja ja lähestymistapoja. Tässä artikkelissa käymme läpi, miten nämä kaksi roolia eroavat toisistaan ja miten ne toimivat yhdessä.
Miten prosessin kehittäminen ja prosessin johtaminen liittyvät toisiinsa?
Prosessin johtaminen ja prosessin kehittäminen ovat saman kolikon kaksi puolta. Johtaminen pitää prosessin toiminnassa ja vakaana, kehittäminen vie sitä eteenpäin. Ilman johtamista kehitystyön tulokset valuvat hukkaan, ja ilman kehittämistä prosessi jähmettyy eikä vastaa muuttuvan toimintaympäristön tarpeisiin.
Käytännössä nämä kaksi toimintoa ruokkivat toisiaan. Prosessin johtaminen tuottaa tietoa siitä, missä kohdissa prosessi tökkii tai hidastuu. Tämä tieto on prosessin kehittämisen raaka-ainetta. Vastaavasti kehittämistyön tuloksena syntyneet uudet toimintatavat siirtyvät johdettaviksi prosesseiksi, joita seurataan ja ylläpidetään jatkuvasti.
Julkishallinnon organisaatioissa tämä yhteys korostuu erityisesti, koska palveluprosessit koskettavat suoraan kansalaisia ja sidosryhmiä. Tehokas prosessinhallinta edellyttää, että organisaatiossa on selkeä käsitys siitä, kuka johtaa prosesseja arjessa ja kuka vastaa niiden kehittämisestä.
Mitä prosessin johtaminen tarkoittaa käytännössä?
Prosessin johtaminen tarkoittaa käytännössä sitä, että prosessi toimii suunnitellusti, sen suorituskykyä seurataan aktiivisesti ja poikkeamiin reagoidaan nopeasti. Prosessin johtaja eli prosessinomistaja vastaa siitä, että prosessin tavoitteet saavutetaan päivittäisessä työssä.
Konkreettisesti prosessin johtamiseen kuuluu muun muassa seuraavia tehtäviä:
- Prosessin suorituskyvyn seuranta mittareiden avulla
- Pullonkaulojen ja häiriöiden tunnistaminen arjessa
- Resurssien ohjaaminen sinne, missä niitä eniten tarvitaan
- Prosessiin osallistuvien henkilöiden tukeminen ja ohjeistaminen
- Poikkeamiin reagoiminen ja tilapäisten korjausten tekeminen
Prosessijohtaminen ei siis ole kertaluonteinen tehtävä vaan jatkuvaa työtä. Se edellyttää sekä kokonaisnäkemystä prosessin tarkoituksesta että kykyä tarttua käytännön ongelmiin nopeasti.
Mitä prosessin kehittämiseen kuuluu?
Prosessin kehittäminen tarkoittaa prosessin systemaattista analysointia ja parantamista niin, että se tuottaa enemmän arvoa vähemmällä turhalla työllä. Kehittämistyö on luonteeltaan projektimaista: sillä on selkeä alku, tavoite ja lopputulos.
Prosessin kehittämisen keskeisiä vaiheita ovat:
- Nykytilan kuvaaminen eli sen selvittäminen, miten prosessi tällä hetkellä toimii
- Ongelmien ja pullonkaulojen tunnistaminen esimerkiksi arvovirta-analyysin tai juurisyyanalyysin avulla
- Tahtotilan suunnittelu eli sen määrittäminen, miten prosessin tulisi toimia
- Parannusten toteuttaminen ja niiden vieminen käytäntöön organisaatiossa
- Tulosten mittaaminen ja jatkuvan parantamisen kulttuurin rakentaminen
Lean-menetelmät, kuten PDCA-malli (Plan-Do-Check-Act) ja arvovirta-analyysi, ovat vakiintuneita työkaluja prosessin kehittämisessä. Ne auttavat tunnistamaan hukan, priorisoimaan parannukset ja varmistamaan, että muutokset todella vaikuttavat työn sujuvuuteen.
Milloin kannattaa johtaa prosessia ja milloin kehittää sitä?
Prosessia kannattaa johtaa silloin, kun se toimii riittävän hyvin ja tavoite on pitää suorituskyky vakaana. Kehittäminen on tarpeen silloin, kun prosessissa on tunnistettavia ongelmia, toimintaympäristö on muuttunut tai organisaation tavoitteet edellyttävät parempaa tulosta.
Käytännön nyrkkisääntö on yksinkertainen: jos prosessi tuottaa toistuvasti samoja virheitä, viivästyksiä tai turhaa työtä, se on kehittämisen kohde. Jos prosessi toimii odotetusti mutta vaatii jatkuvaa valvontaa ja ohjausta, kyse on johtamisesta.
On myös tilanteita, joissa molempia tarvitaan samanaikaisesti. Esimerkiksi digitalisaatiohankkeen yhteydessä vanhaa prosessia johdetaan normaalisti samalla, kun uutta toimintamallia kehitetään rinnalla. Organisaation kehittämisessä onkin tärkeää tunnistaa, kumpi rooli kulloinkin on etusijalla, jotta resurssit ja energia kohdistuvat oikein.
Kenen vastuulla prosessin johtaminen ja kehittäminen ovat organisaatiossa?
Prosessin johtaminen kuuluu tyypillisesti prosessinomistajalle, joka vastaa prosessin toiminnasta arjessa. Prosessin kehittäminen taas on usein jaettu vastuu, johon osallistuvat prosessinomistajan lisäksi kehittämis- ja suunnittelutehtävissä toimivat asiantuntijat sekä tarvittaessa johto.
Julkishallinnossa vastuunjako ei aina ole selkeä, mikä voi johtaa siihen, että prosesseja ei systemaattisesti johdeta eikä kehitetä. Hyvä käytäntö on nimetä jokaiselle keskeiselle prosessille omistaja, jolla on sekä mandaatti että osaaminen huolehtia prosessin toimivuudesta.
Kehittämistyöhön kannattaa osallistaa myös ne henkilöt, jotka työskentelevät prosessissa päivittäin. Heillä on paras käytännön tuntemus siitä, missä kohdissa prosessi hidastuu tai aiheuttaa turhaa työtä. Osallistava kehittäminen myös sitouttaa henkilöstön uusiin toimintatapoihin tehokkaammin kuin ylhäältä annetut muutokset.
Jos organisaatiossasi halutaan rakentaa käytännön kyvykkyyttä prosessien johtamiseen ja kehittämiseen, VIRTA on valtionhallinnon asiantuntijoille ja kehittäjille suunniteltu valmennus, joka alkaa 25.8.2026. Ohjelmassa yhdistyvät Lean-menetelmät, arvovirta-analyysi ja osallistujien oma kehitysprojekti, jonka tulokset näkyvät jo ohjelman aikana. Tutustu VIRTA-valmennukseen ja ilmoittaudu mukaan viimeistään 14.8.2026.
Ota yhteyttä ja selvitetään yhdessä, miten voimme tukea organisaatiosi prosessikehittämistä.
Aiheeseen liittyvät artikkelit
- Miten rakennetaan strategista luottamusta organisaatiossa?
- Miten vahvistaa strategista johtajuutta valtionhallinnossa?
- Millaisia koulutuksia esihenkilöille on tarjolla eri uravaiheissa?
- Mitkä ovat tyypillisimmät kyberuhat julkiselle sektorille?
- Miten tunnistaa phishing-viestit julkishallinnon työssä?
Tämä sisältö on luotu tekoälyn avulla, ja se voi sisältää virheitä.