HAUSin Howspace-oppimisympäristön tietosuojaseloste

Rekisterin nimi

HAUS kehittämiskeskuksen Howspace-oppimisympäristön käyttäjärekisteri

Rekisterinpitäjä      

HAUS kehittämiskeskus Oy
Yliopistonkatu 5
00101 Helsinki

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Tietosuojavastaava Tuuli Kurkipää
0400 250 675, tuuli.kurkipaa@haus.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Howspace on HAUS kehittämiskeskuksen käyttämä verkko-oppimisympäristö, jonka avulla toteutetaan koulutuksia ja valmennuksia. Henkilötietoja käsitellään palvelun tarjoamiseksi käyttäjille. Henkilötietoja käytetään käyttäjien tunnistamiseen, käyttöoikeuksien hallintaan, järjestelmän sisällä tapahtuvaan viestintään sekä osallistumisen seurantaan ja raportointiin. Palvelun käytöstä lokiin kertyviä henkilötietoja voidaan käyttää teknisten ongelmien ja väärinkäytösten selvittämiseen. Henkilötietojen käsittelyn perusteena on sopimus.

Rekisterin tietosisältö

Järjestelmässä käsitellään HAUSin koulutuksiin ja työpajoihin ilmoittautuneiden asiakkaiden henkilötietoja, joita ovat nimi ja sähköpostiosoite. Käyttäjä voi halutessaan lisätä profiiliinsa myös valokuvan.

Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot saadaan henkilöltä itseltään. Työtilaan kirjaudutaan sähköpostiosoitteella, joka on pakollinen tieto. Kaikki järjestelmän käyttäjät voivat nähdä muiden käyttäjien tiedot niissä työtiloissa, joihin heillä itsellään on pääsy.

Tietojen säännönmukaiset siirrot

Palvelun tarjoamiseksi tiedot siirretään järjestelmätoimittaja Howspace Oy:lle, joka toimii henkilötietojen käsittelijänä HAUS kehittämiskeskuksen lukuun.

Tietojen säilytysaika

Koulutuksen tai valmennuksen päätteeksi työtila arkistoidaan, ja arkistoituun työtilaan on pääsy vain pääkäyttäjillä. Pääkäyttäjät poistavat arkistoidut työtilat ja niiden sisältämät henkilötiedot viimeistään vuoden kuluessa koulutuksen tai valmennuksen päättymisestä.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Rekisterin tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen perusteet

Henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina. Rekisterinpitäjän ja sen tietotekniikkakumppanien tietoverkko ja laitteisto on suojattu palomuurilla ja riittävillä teknisillä tietosuojaratkaisuilla. Rekisteritiedot sijaitsevat Suomessa sijaitsevilla palvelimilla. Rekisteriin tallennetut tiedot on suojattu tietoturvallisesti ja niitä pääsee katsomaan vain siihen oikeutettu HAUS kehittämiskeskuksen työntekijä. Tietojärjestelmien käyttöä valvotaan ja järjestelmiin pääsy on rajoitettu. Järjestelmän käyttö edellyttää henkilökohtaista linkkiä järjestelmään. Käyttäjää ei kuitenkaan tunnisteta. HAUSin pääkäyttäjillä on oikeudet hallinnoida käyttäjien oikeuksia.

Muut rekisteröidyn oikeudet

Sinulla on oikeus

• pyytää pääsy sinua koskeviin henkilötietoihin ja käyttää tätä oikeutta kohtuullisin väliajoin
• pyytää tietojesi oikaisemista tai poistamista. Sinulla on oikeus saada henkilötietosi poistetuksi sen jälkeen, kun niitä ei tarvita siihen tarkoitukseen, johon tiedot ovat kerätty, olet vastustanut henkilötietojesi käsittelyä tai käsittely ei muutoin ole tietosuoja-asetuksen säännösten mukaista
• pyytää käsittelyn rajoittamista, kuten tietojen siirtämistä toiseen käsittelyjärjestelmään, käyttäjien pääsyn estämistä tiettyihin henkilötietoihin tai julkaistujen tietojen väliaikaiseen poistamiseen verkkosivuilta
• vastustaa käsittelyä, kun tietoja käsitellään oikeutetun edun perusteella
• vastustaa suoramarkkinointia.

Olethan tarvittaessa yhteydessä rekisterinpitäjään: tuuli.kurkipaa@haus.fi.

Sinulla on lisäksi oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.