Tietosuoja yhteiskehittämisessä ja viestinnässä

Rekisterin nimi

Kehittämishankkeen tai työpajan osallistujarekisteri

Rekisterinpitäjä      

HAUS kehittämiskeskus Oy
Yliopistonkatu 5
00101 Helsinki

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Tietosuojavastaava Tuuli Kurkipää
0400 250 675, tuuli.kurkipaa@haus.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on koulutus-, valmennus-, palvelumuotoilu- ja kehittämispalvelujen tarjoaminen organisaatioille, tiimeille ja verkostoille. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on henkilön suostumus. Kaikkien tietojen antaminen on vapaaehtoista.

Rekisterin tietosisältö

Rekisteri muodostuu hankkeiden ja työpajojen työskentelyn dokumentoinnista. Tallennettavat henkilötiedot voivat sisältää osallistujan nimen, sähköpostiosoitteen, Google-tunnuksen, Miro-tunnuksen, organisaation, kuvan sekä hänen itse yhteiseen dokumenttiin, chattiin tai työtilaan tuottamansa tiedot. Osallistujia informoidaan dokumentin avoimuudesta ja ohjataan huolehtimaan siitä, ettei dokumenttiin lisätä tietoja jotka eivät kuulu julkiseen asiakirjaan.

Säännönmukaiset tietolähteet

Saamme tiedot käyttäjältä itseltään.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Hankkeiden ja työpajojen työversiot ja dokumentaatio, mukaan lukien tallennetut henkilötiedot, voidaan jakaa avoimesti internetissä. Myös Teams-tilaisuuden tallenne voidaan jakaa tiettyyn käyttötarkoitukseen, kun siitä on kerrottu etukäteen.

Tietojen säilytysaika

Dokumentin kaikille avoimet katselu- ja käyttöoikeudet poistetaan viimeistään hankkeen päättymisen jälkeen. HAUSin työntekijät huolehtivat, että pysyvästi julkaistuissa dokumenteissa ei ole tarpeettomia henkilötietoja.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Yhteiskehittämisessä voidaan käyttää pilvipalveluja (Google, Teams, Miro), joiden palveluissa tiedot voivat sijaita ETA-alueen ulkopuolella.

Rekisterin suojauksen perusteet

HAUS käyttää yhteiskehittämisessä palveluja, jotka mahdollistava EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisen tietosuojan. Osallistujia informoidaan mahdollisuudesta osallistua keskusteluun nimettömänä ja olla jakamatta henkilötietojaan. Verkkotyöpajoihin ja webinaareihin voi osallistua selaimella vieraana, niin että osallistujan nimi ei näy muille osallistujille tai mahdollisella tallenteella.

Muut rekisteröidyn oikeudet

Sinulla on oikeus

• pyytää pääsy sinua koskeviin henkilötietoihin ja käyttää tätä oikeutta kohtuullisin väliajoin
• pyytää tietojesi oikaisemista tai poistamista. Sinulla on oikeus saada henkilötietosi poistetuksi sen jälkeen, kun niitä ei tarvita siihen tarkoitukseen, johon tiedot ovat kerätty, olet vastustanut henkilötietojesi käsittelyä tai käsittely ei muutoin ole tietosuoja-asetuksen säännösten mukaista
• pyytää käsittelyn rajoittamista, kuten tietojen siirtämistä toiseen käsittelyjärjestelmään, käyttäjien pääsyn estämistä tiettyihin henkilötietoihin tai julkaistujen tietojen väliaikaiseen poistamiseen verkkosivuilta
• vastustaa käsittelyä, kun tietoja käsitellään oikeutetun edun perusteella
• vastustaa suoramarkkinointia

Olethan tarvittaessa yhteydessä rekisterinpitäjään: tuuli.kurkipaa@haus.fi.

Sinulla on lisäksi oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.