HAUSin koulutus- ja tapahtumaosallistujat -rekisterin tietosuojaseloste

Rekisterin nimi

HAUS kehittämiskeskuksen koulutus- ja tapahtumaosallistujat

Rekisterinpitäjä      

HAUS kehittämiskeskus Oy
Yliopistonkatu 5
00101 Helsinki

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Tietosuojavastaava Tuuli Kurkipää
0400 250 675, tuuli.kurkipaa@haus.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on koulutuksen järjestäminen. Laissa HAUS kehittämiskeskus Oy nimisestä osakeyhtiöstä (944/2010) on HAUSin tehtäväksi määritelty tuottaa koulutus-ja kehittämispalveluita sekä niihin liittyvää liiketoimintaa. Henkilötietojen käsittelyn perusteena on sopimuksen täyttäminen. Käytämme henkilötietoja koulutusosallistumisten hallinnointiin ja siihen liittyvään viestintään ja asiakaspalveluun:

• koulutuksiin osallistumisen hallinnointi, esimerkiksi ilmoittautuminen, osallistumistiedon hallinta ja raportointi
• koulutuksiin liittyvän viestinnän ja asiakaspalvelun toteuttaminen sekä muu asiakassuhteemme ylläpito

Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennettavat tiedot ovat nimi, työnimike ja organisaatio, syntymäaika, sähköpostiosoite, puhelinnumero ja koulutuskohtaiset esitiedot ja kiinnostuksen kohteet sekä koulutusten ja tapahtumien ilmoittautumis- ja osallistumistiedot. Tietojen antaminen on pääsääntöisesti vapaaehtoista. Joidenkin tietojen antaminen voi olla kuitenkin edellytyksenä sille, että voidaan tarjota tietty koulutus tai muu palvelu.

Säännönmukaiset tietolähteet

Saamme tietosi ilmoittautuessasi koulutuksiin ja tapahtumiin. Myös työnantajan yhteyshenkilö voi ilmoittaa osallistujia koulutuksiin.

Tietojen siirtäminen ja luovuttaminen

Henkilötiedot liittyvät aina vain yksittäisen koulutuksen tai tapahtuman tietoihin.

Koulutusrekisterin ylläpitämiseksi tiedot siirretään järjestelmätoimittaja Lyyti Oy:lle, joka toimii henkilötietojen käsittelijänä HAUS kehittämiskeskuksen lukuun.  

Tietoja koulutukseen osallistumisesta voidaan luovuttaa henkilön työnantajalle.

Kouluttajille voidaan antaa tieto osallistujista sähköisesti (nimi, työnimike ja organisaatio). Kouluttajilla on velvollisuus hävittää osallistujalista välittömästi tilaisuuden jälkeen.  

Henkilötietoja (nimi, työnimike, organisaatio ja tarvittaessa sähköpostiosoite) voidaan antaa eteenpäin, jos koulutukseen liittyy internaattijakso tai ulkomaanmatka. Matkanjärjestäjälle annetaan lisäksi henkilön syntymäaika. Tarpeen mukaan pyydämme osallistujaa ilmoittamaan mahdollisesta erityisruokavaliosta, josta ilmoitamme eteenpäin palveluntarjoajalle. Tietojen luovuttamiseen käytetään Lyyti-tapahtumahallintajärjestelmän online-raporttiominaisuutta tai salattua sähköpostia. 

Laskutustiedot siirretään taloushallinnon järjestelmään reskontraa varten. 

Koulutusten osallistumistietoja voidaan luovuttaa Valtiokonttorin analysointipalvelulle lakiin perustuen.

Tietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään rekisterissä vuosi tapahtuman päättymisen jälkeen. Sen jälkeen tiedot anonymisoidaan. Arkaluontoiset henkilötiedot poistetaan välittömästi tapahtuman päättymisen jälkeen.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Rekisterin tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen perusteet

Henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina. Rekisterinpitäjän ja sen tietotekniikkakumppanien tietoverkko ja laitteisto on suojattu palomuurilla ja riittävillä teknisillä tietosuojaratkaisuilla. Rekisteritiedot sijaitsevat Suomessa sijaitsevilla palvelimilla. Rekisteriin tallennetut tiedot on suojattu tietoturvallisesti ja niitä pääsee katsomaan vain siihen oikeutettu HAUS kehittämiskeskuksen työntekijä. Tietojärjestelmien käyttöä valvotaan ja järjestelmiin pääsy on rajoitettu. Käyttäjä tunnistetaan käyttäjätunnuksella ja salasanalla.

Muut rekisteröidyn oikeudet

Sinulla on oikeus

• pyytää pääsy sinua koskeviin henkilötietoihin ja käyttää tätä oikeutta kohtuullisin väliajoin
• pyytää tietojesi oikaisemista tai poistamista. Sinulla on oikeus saada henkilötietosi poistetuksi sen jälkeen, kun niitä ei tarvita siihen tarkoitukseen, johon tiedot ovat kerätty, olet vastustanut henkilötietojesi käsittelyä tai käsittely ei muutoin ole tietosuoja-asetuksen säännösten mukaista
• pyytää käsittelyn rajoittamista, kuten tietojen siirtämistä toiseen käsittelyjärjestelmään, käyttäjien pääsyn estämistä tiettyihin henkilötietoihin tai julkaistujen tietojen väliaikaiseen poistamiseen verkkosivuilta
• vastustaa käsittelyä, kun tietoja käsitellään oikeutetun edun perusteella
• vastustaa suoramarkkinointia.

Olethan tarvittaessa yhteydessä rekisterinpitäjään: tuuli.kurkipaa@haus.fi.

Sinulla on lisäksi oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.