HAUSin kansainvälisten hankkeiden osallistujat -rekisterin tietosuojaseloste

Rekisterin nimi

HAUSin kansainvälisten hankkeiden osallistujat

Rekisterinpitäjä      

HAUS kehittämiskeskus Oy
Yliopistonkatu 5
00101 Helsinki

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Tietosuojavastaava Tuuli Kurkipää
0400 250 675, tuuli.kurkipaa@haus.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

HAUS johtaa, koordinoi ja on mukana EU-rahoitteisissa sekä muissa kansainvälisissä hallinnon kehittämishankkeissa yhteistyössä suomalaisten ja kansainvälisten kumppaneiden kanssa. Hankkeissa mukana olevat henkilöt suomalaisia asiantuntijoita, jotka osallistuvat lyhyt- ja pitkäaikaisissa projektiaktiviteetteihin pääsääntöisesti kohdemaissa. Henkilötietojen käsittely on minimoitu rahoittajan vaatimiin tietoihin.

Hankkeiden edunsaajat ovat Euroopan ulkopuolisia maita, mutta eurooppalaisten asiantuntijoiden henkilötietoja ei siirretä säännöllisesti EU:n ulkopuolelle. HAUS ei käsittele eurooppalaisten hankekumppaneiden henkilötietoja. Henkilötietojen käsittelystä tehdään tarvittaessa projektikohtainen riskiarvio ja sen mukaiset erityiset suojaustoimenpiteet.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on kansainvälisten kehittämishankkeiden toteuttaminen. Käytämme henkilötietoja hankkeiden ja niihin liittyvien tapahtumien hallinnointiin, palkkionmaksuun, matkojen järjestämiseen, viestintään ja raportointiin rahoittajalle.

Asiantuntijoiden henkilötietojen käsittely perustuu sopimukseen. HAUSin henkilöstö- ja palkkionsaajat -rekisteriin tallennetaan HAUSin palkkionmaksuvelvollisuuden täyttämiseksi tarvittavat lakisääteiset tiedot. Projektien paikallisten yhteyshenkilörekisterien tai tapahtumien osallistujalistojen kokoaminen perustuu oikeutettuun etuun.  

Henkilön nimen ja kuvan käyttäminen viestinnässä ja markkinoinnissa perustuu henkilön suostumukseen. Henkilön yhteystietojen lisääminen HAUSin projektihakujen asiantuntijarekisteriin perustuu henkilön suostumukseen.  

Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennetaan seuraavien ryhmien henkilötietoja:

• HAUSin kansainvälisiin hankkeisiin osallistuvat asiantuntijat, jotka HAUS lähettää projekteihin 
• Projektien paikalliset yhteyshenkilöt 

• Tapahtumien osallistujat

Käsiteltäviä tietoja ovat nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, tehtävä, organisaatio, valokuva ja CV. Lisäksi käsittelemme asiantuntijoiden palkkionmaksun edellyttämiä tietoja. Projektiraporteissa on henkilöiden nimet.

Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot saadaan henkilöltä itseltään, yleensä asiantuntijasopimuksen laatimisen yhteydessä. Projektien paikalliset yhteyshenkilöt saadaan hankehenkilöstön omana tiedonkeruuna. Tapahtumien yhteydessä voidaan koota osallistujalistoja. Tiedot toimitetaan salatulla sähköpostilla, sähköisellä lomakkeella, paperilla tai tallennetaan suoraan projektikansioon. 

Tietojen siirtäminen ja luovuttaminen

Yhteystietoja annetaan hankekumppaneille ja koordinaattoreille Euroopassa. Hankkeista raportoidaan rahoittajalle. Henkilötietoja käsittelevät rahoittajan ja tilintarkastajien edustaja tarkastaessaan hankekohtaisia dokumentteja. Rahoittaja voi julkaista henkilöiden nimiä ja kuvia hankkeesta.  

Tietojen säilytysaika

Projekteihin liittyviä sopimuksia ja dokumentteja säilytetään 5 vuotta hankkeen päättymisen jälkeen. 

Hankedokumentaatiota säilytetään rahoittajan ohjeiden mukaan. 

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Rekisterin tietoja ei siirretä muille käsittelijöille EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Projektin asiantuntijat voivat kuitenkin käsitellä henkilötietoja myös kohdemaassa EU:n ulkopuolella.

Rekisterin suojauksen perusteet

Henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina. Rekisterinpitäjän ja sen tietotekniikkakumppanien tietoverkko ja laitteisto on suojattu palomuurilla ja riittävillä teknisillä tietosuojaratkaisuilla. Rekisteritiedot sijaitsevat Suomessa sijaitsevilla palvelimilla. Rekisteriin tallennetut tiedot on suojattu tietoturvallisesti ja niitä pääsee katsomaan vain siihen oikeutettu HAUS kehittämiskeskuksen työntekijä. Tietojärjestelmien käyttöä valvotaan ja järjestelmiin pääsy on rajoitettu. Käyttäjä tunnistetaan käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Henkilötietoihin on pääsy HAUSin kv-tiimin jäsenillä. Asiantuntijoilla ja eurooppalaisilla hankekumppaneilla on pääsy yksittäisen hankkeen projektitiedostoihin Teamsissa tai Sharepointissa. Palkkionmaksun osalta henkilötietoja käsittelevät HAUSin määrittelemät MepcoHRM:n käyttäjät.  

Muut rekisteröidyn oikeudet

Sinulla on oikeus

• pyytää pääsy sinua koskeviin henkilötietoihin ja käyttää tätä oikeutta kohtuullisin väliajoin
• pyytää tietojesi oikaisemista tai poistamista. Sinulla on oikeus saada henkilötietosi poistetuksi sen jälkeen, kun niitä ei tarvita siihen tarkoitukseen, johon tiedot ovat kerätty, olet vastustanut henkilötietojesi käsittelyä tai käsittely ei muutoin ole tietosuoja-asetuksen säännösten mukaista
• pyytää käsittelyn rajoittamista, kuten tietojen siirtämistä toiseen käsittelyjärjestelmään, käyttäjien pääsyn estämistä tiettyihin henkilötietoihin tai julkaistujen tietojen väliaikaiseen poistamiseen verkkosivuilta
• vastustaa käsittelyä, kun tietoja käsitellään oikeutetun edun perusteella
• vastustaa suoramarkkinointia.

Olethan tarvittaessa yhteydessä rekisterinpitäjään: tuuli.kurkipaa@haus.fi.

Sinulla on lisäksi oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.