HAUS Collegen oppisopimusopiskelijarekisterin tietosuojaseloste

Rekisterin nimi

HAUS Collegen oppisopimusopiskelijarekisteri

Rekisterinpitäjä      

HAUS kehittämiskeskus Oy
Yliopistonkatu 5
00101 Helsinki

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Tietosuojavastaava Tuuli Kurkipää
0400 250 675, tuuli.kurkipaa@haus.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on oppisopimuskoulutuksiin liittyvien palvelujen tuottaminen: hallinnointi, päätöksenteko, viestintä, koulutuksen järjestäminen ja tietotuotanto Koski-tietovarantoon. 

Henkilötietojen käsittelyperuste on HAUS Collegea koskeva laki ammatillisesta koulutuksesta (531/2017) ja asetus ammatillisesta koulutuksesta (673/2017) ja laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999). 

Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennetaan henkilötietoja HAUS Collegen oppisopimusopiskelijoilta ja opintoihin hakeutuvilta, työpaikkaohjaajilta ja -arvioijilta, työnantajayritysten yhteyshenkilöiltä ja oppilaitosten yhteyshenkilöiltä. Tallennettavia henkilötietoja ovat yhteystiedot, pankkitiedot, rahoitukseen oikeuttava dokumentaatio:

• Oppisopimusopiskelijan nimi, henkilötunnus ja yhteystiedot 

• Opiskelijan aiempi koulutus- ja työhistoria 
• Opiskelijan ja oppisopimustyönantajan pankkiyhteystiedot 
• Oppisopimukseen hakeutumiskartoitus 
• Suoritettava tutkinto tai tutkinnon osat ja siihen liittyvä henkilökohtaisen osaamisen kehittämissuunnitelma (HOKS) sisältöineen (HOKS sisältö Valtioneuvoston asetus 673/2017 mukaan)  

• Opiskelijan arviointitiedot työpaikalla tapahtuvan koulutuksen ja näytön osalta  
• Sopimuksen keskeytymis- ja/tai purkutiedot tai irtisanomisperuste ja päivämäärät  
• Mahdolliset erityisopetusta koskevat tiedot  
• Muita opiskeluun liittyviä viranomaistietoja  

• Työnantajayrityksen ja työnantajan yhteyshenkilön yhteystiedot  
• Työpaikkaohjaajan/arvioijan nimi, yhteystiedot, koulutus ja ammattinimike sekä alan työkokemus vuosina 

Salassa pidettävää tietoa on kaikki rahoitukseen oikeuttava dokumentaatio ja terveyttä koskevat tiedot, joita voidaan dokumentoida hakeutumiskartoituksissa, HOKSissa ja arvioinneissa. 

Säännönmukaiset tietolähteet

Saamme tiedot opintoihin hakevilta itseltään ja opintojen aikana opiskelijoilta itseltään. Lisäksi käsittelemme oppisopimustyönantajien luovuttamia tietoja yhteyshenkilöistä, työpaikkaohjaajista ja muusta koulutuksen järjestämisen kannalta merkityksellistä tietoa oppisopimuksen laadinnan tai arvioinnin yhteydessä.

Tietojen siirtäminen ja luovuttaminen

Tiettyjä opiskelijoihin kohdistuvia henkilötietoja luovutetaan säännöllisesti tai tarvittaessa muille viranomaisille: opetushallituksen Koski-palveluun, Tilastokeskukselle sekä työvoimahallinnolle. Satunnaisemmin ja tapauskohtaisemmin opiskelijoiden henkilötietoja luovutetaan tarvittaessa myös sosiaali- ja terveysviranomaisille sekä toisille koulutuksen järjestäjille. Vakuutusyhtiöille henkilötietoja luovutetaan tapaturma- ja vahinkotapauksissa. Turvakieltoa hakeneiden henkilötietoja tai viran puolesta henkilötietojen käsittelyä kieltäneiden tietoja ei siirretä tai anneta eteenpäin.  

Suostumuksensa antaneiden opiskelijoiden sähköposti siirretään HAUSin markkinointirekisteriin.  

Tietojen säilytysaika

Henkilötietojen säilytysaika perustuu Opetushallituksen ohjeistukseen. Arviointiaineistoa säilytetään puoli vuotta valmistumisen jälkeen. Rahoitukseen oikeuttavaa dokumentaatiota kuten HOKSeja säilytetään 10 vuotta opiskelijan valmistumisesta. Todistuksista säilytetään paperikopio arkistossa arkistolain mukaan 100 vuotta.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Rekisterin tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen perusteet

Henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina. Rekisterinpitäjän ja sen tietotekniikkakumppanien tietoverkko ja laitteisto on suojattu palomuurilla ja riittävillä teknisillä tietosuojaratkaisuilla. Rekisteritiedot sijaitsevat Suomessa sijaitsevilla palvelimilla. Rekisteriin tallennetut tiedot on suojattu tietoturvallisesti ja niitä pääsee katsomaan vain siihen oikeutettu HAUS kehittämiskeskuksen työntekijä. Tietojärjestelmien käyttöä valvotaan ja järjestelmiin pääsy on rajoitettu. Käyttäjä tunnistetaan käyttäjätunnuksella ja salasanalla.

Muut rekisteröidyn oikeudet

Sinulla on oikeus

• pyytää pääsy sinua koskeviin henkilötietoihin ja käyttää tätä oikeutta kohtuullisin väliajoin
• pyytää tietojesi oikaisemista tai poistamista. Sinulla on oikeus saada henkilötietosi poistetuksi sen jälkeen, kun niitä ei tarvita siihen tarkoitukseen, johon tiedot ovat kerätty, olet vastustanut henkilötietojesi käsittelyä tai käsittely ei muutoin ole tietosuoja-asetuksen säännösten mukaista
• pyytää käsittelyn rajoittamista, kuten tietojen siirtämistä toiseen käsittelyjärjestelmään, käyttäjien pääsyn estämistä tiettyihin henkilötietoihin tai julkaistujen tietojen väliaikaiseen poistamiseen verkkosivuilta
• vastustaa käsittelyä, kun tietoja käsitellään oikeutetun edun perusteella
• vastustaa suoramarkkinointia.

Olethan tarvittaessa yhteydessä rekisterinpitäjään: tuuli.kurkipaa@haus.fi.

Sinulla on lisäksi oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.