Mitä opimme sprinttityöskentelystä AuroraAI:ssa

Julkaistu Tuire Suihkonen

Sprintti on tehokas, tavoitteellinen ja strukturoitu työskentelymuoto. HAUSin palvelu- ja oppimismuotoilutiimi ja AuroraAI:n OsaKe-ohjelma työskentelivät keväällä 2021 oppimismuotoilusprinteissä. Sprintit olivat opettavaisia mutta myös intensiivisiä. Mitä me opimme sprinttien suunnittelusta ja käytännön toteuttamisesta kevään aikana?

Sprinttien aikataulutus ja tavoitteet

Muotoilusprintti (design sprint) tehokas ja tavoitteellinen työskentelytapa. Sprintissä tiimi keskittyy tietyn haasteen ratkaisemiseen 1-2 viikon ajan. Sprintin tavoitteet määritellään yhdessä ennen jokaista sprinttiä.

Jokainen AuroraAI:n oppimismuotoilusprintti kesti 2 viikkoa. Kevään 2021 aikana toteutimme 4 sprinttiä. Sprinttien tavoitteiden määrittely onnistui hyvin, ja pystyimme pitämään tavoitteet sekä realistisina että tarpeeksi kunnianhimoisina. Saavutimme tavoitteet jokaisen sprintin osalta.

Sprinttien keskinäiset suhteet ja aikataulutus kuitenkin tuottivat haasteita, vaikka olemme kokeneita sprinttaajia! Aikataulutimme sprintit lähelle toisiaan, jotta työskentely olisi mahdollisimman tehokasta ja tiivistä. Todellisuudessa sprinttien välille kannattaa jättää ehdottomasti useampi viikko, jotta asiat edistyvät myös sprinttien ulkopuolella.

  • Tämän opimme: Sprinttien väliin kannattaa jättää reilusti aikaa – siis vähintään 2-3 viikkoa, mieluummin enemmän. Näin osallistujat ehtivät palautua sprinteistä ja asioita ehditään edistää myös sprinttien ulkopuolella.

Parhaisiin lopputuloksiin yhteisten sessioiden ja itsenäisen työn vuorottelulla

Onnistuneella sprintillä on selkeä rakenne. Sprinttien aikana huomasimme, että pienellä tiimillä työskentelyn kannattaa perustua yhteisten ideointisessioiden ja itsenäisten työskentelyhetkien vuorottelulle. Näin yhteisissä sessioissa on helpompi keskittyä vain niihin asioihin, joiden edistämisessä tarvitaan kaikkia.

  • Tämän opimme: Jos sprinttiin osallistuu vain muutama henkilö, kannattaa päivittäinen työskentely jakaa yhteen 1-2 tunnin yhteiseen sessioon ja yhteen 3-4 tunnin itsenäiseen työskentelyyn.

Jos yhteiset sessiot ajoitetaan aamuun, voidaan erilliset dailyt jättää pois. Dailyt ovat kuitenkin korvaamattomia, jos sprinttiin osallistuu useampi henkilö tai jos henkilöt työskentelevät selkeästi erilaisten haasteiden parissa. Sprinttien tavoitteet kulkevat käsi kädessä sen kanssa, kenen pitäisi osallistua sprinttiin.

  • Tämän opimme: Roolit olisi hyvä määrittää mahdollisimman ajoissa ennen sprinttiä, vaikka se olisikin haastavaa.

Tavoitteiden ja roolien määrittelyä pitäisi tehdä hyvissä ajoin ennen sprintin alkua, vaikka sprinttiin vaikuttavat asiat olisivatkin vielä epävarmoja. Tämä auttaa oikeiden ihmisten kiinnittämisessä sprintteihin.

Loppukäyttäjille entistä monipuolisemmin mahdollisuuksia osallistua

Laajan ja monipuolisen ihmisymmärryksen kerääminen on muotoilussa erityisen tärkeää, sillä ilman sitä on vaikeaa suunnitella ratkaisuja, jotka ovat ihmisille merkityksellisiä. Ilman merkitystä sisällöt, palvelut ja työkalut jäävät usein toteutuksen tasolle, eivätkä ihmiset ota niitä käyttöön.

Pidimme oppijat mukana myös oppimismuotoilusprinteissä alusta alkaen. Kartoitimme oppijoiden mielipiteitä yhteisöllisestä oppimisesta – kyselyn tuloksista voit lukea lisää sprinttien yhteenvedon sivulta 20-23.

  • Tämän opimme: Loppukäyttäjien osallistamiseen pitää kiinnittää entistä enemmän huomiota. Uusia keinoja pitkäjänteiseen yhteistyöhön oppijoiden kanssa tarvitaan.

Muotoiluun kuuluu olennaisesti konseptien testaaminen jo protovaiheessa. Kevään aikana testasimme ideoita, konsepteja ja työkaluja kolmessa eri etätilaisuudessa. Tilaisuudet olivat onnistuneita ja saimme niistä arvokasta palautetta.

Olisimme voineet pitää tilaisuuksia kuitenkin vielä enemmän ja monipuolisemmin. Mitä syvällisemmin muotoilija ymmärtää loppukäyttäjiä, sen parempi. Lisäksi kaipasimme pysyvämpää yhteistyötä oppijoiden kanssa (esimerkiksi oppijoista koostuvaa testausryhmää). Tulevaisuudessa panostamme uusiin työn avaamisen keinoihin niin oppijoille ja loppukäyttäjille kuin muillekin asian parissa työskenteleville.

Yksi haaste kerrallaan

Muotoilusprintin aikana keskitytään sprintin tavoitteiden saavuttamiseen – ei muuhun. Sprinttimäinen työskentely yhdistettynä muotoilun menetelmien tehokkaaseen hyödyntämiseen auttaa palastelemaan suuretkin haasteet helpommin hahmotettaviksi askeliksi. Sprintin aikana on mahdollista saavuttaa vaikka ja mitä!

AuroraAI-sprinttien lopputulokset:

  • Kokonaiskuva AuroraAI-ohjelman osaamisen ja kyvykkyyksien kehittämisestä
  • Tekoälykokeilujen konsepti
  • Näkökulmia ihmiskeskeisyyteen -podcastin suunnitelma ja kaksi ensimmäistä jaksoa
  • Konsepti valmennusohjelmasta: Ihmiskeskeisten palveluiden suunnittelu ja toteutus tekoälyaikana
  • Kaksi tekoälyliveä suunniteltu, testattu ja toteutettu (lisää tulossa syksyllä, pysy kuulolla!)
  • Yhteenveto kerätystä oppijaymmärryksestä, oppimisanalytiikasta ja datasta
  • Oppimisen kotipesän konsepti ja nopea proto
  • Oppijaymmärryksen kerääminen oppijayhteisöstä ja sen tarpeesta ja päätösten tekeminen oppijoiden palautteen perusteella
  • Oppimispolut
  • Oppimiscanva – työkalu oman oppimisen suunnitteluun ja jäsentämiseen

Kiinnostuitko AuroraAI:sta tai muotoilusprinteistä? Tutustu näihin linkkeihin:

  • AuroraAI-sprinttien yhteenvetoon on dokumentoitu kaikki 4 oppimismuotoilusprinttiä tavoitteineen ja tuloksineen
  • AuroraAI:ssa tuotetut oppimissisällöt, kuten tekoälywebinaarit, ihmiskeskeisyyskoulutuksen ja AuroraAI-peruskoulutuksen, löydät eOppivasta
  • Tutustu muihin HAUSin oppimis- ja palvelumuotoiluprojekteihin ja -tuotteisiin HAUSin verkkosivuilla

Muotoilusprinteissä mukana olivat Mette Vuola valtiovarainministeriöstä sekä Tuire Suihkonen ja Saara Saarinen HAUS kehittämiskeskuksesta.

Tuire Suihkonen Johtava asiantuntija, oppimis- ja palvelumuotoilu tuire.suihkonen@haus.fi