Ajankäytön hallinta: Outlookin ja OneNoten tehokas käyttö

Tällä kurssilla opit keinoja, miten voit parantaa ajankäyttöäsi Outlookin ja OneNoten avulla. Tutustut erilaisiin tapoihin, joilla voi priorisoida sähköpostia ja tallentaa tehtäväksi, määrittää kokouksille helpommin sopivan ajankohdan ja ylipäätään käyttää kalenteria tehokkaammin.

Tavoite

Koulutuksen jälkeen pystyt tehostamaan päivittäisten asioiden hallintaa sähköpostissa, kalenterissa ja päivittäisissä muistiinpanoissa.

Kenelle

Koulutus soveltuu kaikille Outlook ja OneNote -käyttäjille, jotka haluavat työkaluja päivittäisen työnsä aikatauluttamiseen ja helpottamiseen.

Ohjelmaversio

Tämä koulutus soveltuu Outlookin ja OneNoten 2013, 2016 ja 2019 Windows-versioille.

Koulutuksen sisältö

Hallinnoi viestejä tehokkaammin

Keskity tärkeisiin keskusteluihin ohita epäolennaiset: Keskustelut sekä tyhjennä ja ohita toiminnot
Helpota hallintaa viestiluokilla: kategorioiden käyttö
Opi etsimään tehokkaammin: hakutoiminnot, lajittelut ja viestinäkymän hallinta
Tallenna tärkeimmät haut: hakukansioiden käyttö
Kansioi viestisi automaattisesti: kansioiden luominen, pikatoiminnot ja säännöt

Tehosta työskentelyä tehtävillä

Aseta Outlook muistamaan puolestasi: seurantalippujen käyttö, viestin vieminen kalenteriin ja viestin muuttaminen tehtäväksi
Luo tehtävälista tehostamaan ajankäyttöäsi: tehtävät, priorisointi ja selaus

Hallitse aikaasi kalenterilla

Määritä tapaamiset oikein: yksityinen meno, toistuva tapaaminen, kokouskutsu
Tehosta yhteistyötä kalenterien kautta: jaetut kalenterit, kalenteriryhmät ja käyttöoikeudet
Luo kokouskutsu tehokkaammin: jaetut kalenterit eri näkymissä, resurssien varaaminen, jokainen kokous voi olla Online-kokous

Outlook verkossa, työpöydällä ja mobiilissa

OneNoten tehokkaan käytön perusteet

Muistikirja, sivu, osa? Mitä OneNoten termit tarkoittavat ja miten kirjoitan muistiinpanoni
Minne muistikirjani tallentuu ja eikö sitä itse voi tallentaa?

OneNote verkossa, työpöydällä ja mobiilissa

Kerää OneNoteen kaikki olennainen

Arkistoi sähköpostit OneNoteen ja lisää niihin muistiinpanot
Kokouksen sisältö talteen: linkitä kokousmuistiinpanot ja jaa ne osallistujille
Arkistoi kuitit, tiedostot ja verkkosivut: ruudun kaappaus, valokuvat, liitteet ja tulosta OneNoteen
Hallitse tehtäviäsi: tehtävälista tunnisteilla ja Outlook tehtävillä

Rakenna tiedoistasi yhtenäinen kokonaisuus

Rakenna sivuista kokonaisuus: sivut, alasivut ja siirto osien välillä
Vie osa omaksi muistikirjakseen ja jaa asiakirja

Yhteiskäyttöinen muistikirja

Vaatimukset jaettuun muistikirjaan: OneDrive vs. SharePoint vs. verkkolevy
Hallitse muutoksia: muiden tekemät muutokset ja versiohistoria

Avainsanat

Outlook, sähköposti, kalenteri, OneNote, muistiinpanot, ajankäyttö, ajansäästö, arkityö, työtehokkuus, kokoukset, kokous, tehtävä, tehtävälista, to-do