HAUS ja Workday Designers: tietoa, tukea ja työkaluja hybridityöhön

Julkaistu

HAUS Kehittämiskeskus ja työelämän muotoilutoimisto Workday Designers aloittavat yhteistyön hybridityön johtamisesta ja muotoilusta. 

Pohditko, miten teillä menee? Miten esihenkilöt, henkilöstö ja koko työyhteisö jaksavat? Niin myös me. Haluamme kohdata työkaverit ja palata uudenlaiseen arkeen. Samalla epävarmuus jatkuu, vaikka rokotekattavuus etenee. Ihmisen mieli voi olla monesta syystä malttamaton.

Työntekijöiden tarpeisiin pureutumista tai työtapojen kehittämistä ei kannata lykätä tulevaisuuteen, vaikka tilanne on epävarma. Globaalit ja kansalliset tutkimukset osoittavat, että mitä enemmän yksilöt ovat voineet vaikuttaa heitä koskeviin ratkaisuihin, sitä paremmin sekä yksilöt että organisaatiot ovat pärjänneet poikkeusoloissa. Lainalaisuus on havaittu niin yksityiselämää kuin omaa työtä koskevissa ratkaisuissa.

Samalla kiireinen alkusyksy, hektinen kalenteri ja muut projektit hyökyvät päälle. Tiedämme ja tunnistamme kiireen myös omassa työssämme. Siksi halusimme tarjota tietoa, työkaluja ja tukea tavalla, joka säästää aikaa mutta on silti joustavasti muotoiltavissa kulloisenkin työyhteisön tarpeisiin.

Hyödynnä tutkittua tietoa – epävarmuus ja muuttuneet odotukset korostuvat poikkeusoloissa

Sanotaan, että tieto lisää tuskaa. Me sanomme, että tieto lisää ymmärrystä siitä, mikä tuskaa tuottaa. Meille tieto tarkoittaa huolellista tilanteen kartoitusta ja ymmärryksen kasvattamista.

Poikkeusoloja on kartoitettu tutkimuksissa niin kansallisella kuin globaalilla tasolla. Valtioneuvoston kanslian julkaisemassa muistiossa on pohdittu monipuolisesti yksilöiden, kansalaisten ja organisaatioiden jaksamista pitkittyneessä poikkeustilassa. Muistiossa todetaan, että on luonnollista, että ilmassa on väsymystä ja inhimillistä kyllästymistä korona-ajan rajoituksiin. Toisaalta on myös tottumista poikkeusolosuhteisiin ja pyrkimystä aiempaan elämäntapaan. Henkilökohtaisella tasolla olennaisimpia kysymyksiä ovat sopeutuminen ajalliseen epävarmuuteen, tilanteen pysyvyyden hahmottaminen ja kokemus vapauden menettämisestä tai rajoittamisesta.

Onko organisaationne koronastrategia ajan tasalla? Miten ylläpidätte työvirettä ja työn imua ylläpidetään? Miten seuraatte henkilöstön jaksamista?

Työterveyslaitos on puolestaan kerännyt laajan aineiston suomalaisten työssä käyvien kokemuksista pandemia-ajan työelämästä ja laatinut oppaita työyhteisöjen toiminnan tueksi. Yhteistä niin globaalien kuin kansallisten tutkimusten tuloksissa on kaksi seikkaa. Ensinnäkin syksyltä odotettiin osittaista paluuta työpaikoille. Toiseksi odotettiin mahdollisuutta tehdä etätöitä noin 2-3 päivää viikossa – parhaaksi katsotulla tavalla eikä ainoastaan olosuhteiden pakosta.

Nyt elämme kuitenkin tilanteessa, jossa useat organisaatiot ovat jatkaneet etätyösuositusta tai todenneet, että seuraavat tilannetta siten, että työskentely sekä toimistolla että etänä on mahdollista. Johdon näkökulmasta pysyvien linjausten tekeminen on erittäin haasteellista, kun tilannekuva voi muuttua nopeasti.

Miten olette ennakoineet tilanteen muuttumista? Teettekö linjauksia hybridityöstä henkilöstö- ja ihmislähtöisesti? Mitä tietoa olette linjauksissanne hyödyntäneet?

Hyödynnä työkaluja ja tukea – hybridityön johtamista kaivataan epävarmuuden keskellä

Kaikkea ei ehdi tai kannata tehdä yksin. Siksi haluamme jakaa työkaluja hiljaisten signaalien havaitsemiseen, jotta hybridiä työyhteisöä ja -ympäristöä johdetaan ja muotoillaan oikeaan suuntaan. Korostamme hybridityön huomioimista sosiaalisesta, fyysisestä, virtuaalisesta ja henkisestä viitekehyksestä. Työyhteisö, toimitilat ja teknologiat kulkevat kaikki käsi kädessä.

Oletteko pohtineet hybridin työympäristön vaikutuksia työyhteisöön? Tiedättekö, millaista työpäiväkokemusta sinä tai kollegasi odotatte hybridiajasta?

Tarjoamme yhdessä, HAUS ja Workday Designers, hybridityöhön johtamisen ja muotoilun tueksi kolme vaihtoehtoa. Olemme rakentaneet kolmivaiheisen prosessin, josta voit valita joko yksittäisen vaihtoehdon tai kaikki kolme.

  1. Ensin tuotamme hiljaisista signaaleista tietoa ja ymmärrystä. Kartoituksessa selvitämme, miten eri henkilöstöryhmät toivovat tulevaisuuden työn järjestettävän. Henkilöstöryhmillä voi olla erilaisia tarpeita, jotka ovat jääneet poikkeusolojen jalkoihin. Vastaavasti uusia innovaatioita työskentelyn ketteröittämiseksi on saattanut syntyä, kun perinteisiä työnteon tapoja on ravisteltu poikkeusoloissa.
  2. Kun tilannekuva on muodostettu, kääritään hihat organisaatioiden tarpeisiin räätälöidyillä työpajoilla. Toimintamme perustuu organisaation johdon ja henkilöstön osallisuudelle yhteisen työn muotoilussa, jotta voimme turvata sekä työn tekemisen mielekkyyden että työn tavoitteiden saavuttamisen. Tilannekuvan ja työpajojen avulla työn tekemistä tarkastellaan laaja-alaisesti niin tilaratkaisujen, työn tekemisen tapojen kuin teknologioiden käytön näkökulmasta.
  3. Kolmannessa vaiheessa mukaan kytketään pidempi valmennus, jossa hybridityön kehittämistä, johtamista ja muotoilua tuetaan laaja-alaisesti. Valmennuksen painopisteet valitaan asiakkaan kanssa yhdessä tunnistetuista tarpeista, esimerkiksi osaajien sitouttamisesta hybridityöhön, esihenkilövalmennuksesta tai vaikkapa työhyvinvoinnista.

Työotteemme on ihmislähtöinen, empaattinen ja osallistava.
Rakennetaan tulevaisuus yhdessä!

Kati Kivistö ja Henna Pursiainen (HAUS)
&
Aku Varamäki ja Paula Helle (Workday Designers)

Ilmoittaudu mukaan tästä pe 3.9. klo 9.00-9.45 järjestettävään avoimeen tilaisuuteen, jossa keskustelemme hybridityöstä valtiolla osana HAUSin Jotta jokainen voisi oppia -tapahtumaviikkoa tai kysy lisää koulutus- ja asiakkuuspäällikkö Kati Kivistöltä (kati.kivisto@haus.fi).

Tutustu organisaatiokohtaisen valmennuksen esitteeseen tai ilmoittaudu mukaan syksyn avoimeen Takaisin tulevaisuuteen -valmennukseen tästä linkistä.

Workday Designers on työelämän muotoilutoimisto, jonka erityisosaamista on työntekijäymmärryksen tuominen organisaation kehittämisen ja päätöksenteon pohjaksi sekä osallistava, ketterä kehittäminen, jonka avulla työntekijät voivat itse muotoilla omaa työtään. Workday Designers on työskennellyt niin yksityisen kuin julkisen puolen organisaatioissa parempia työpäiviä muotoillen.

HAUS kehittämiskeskus on valtionhallinnon sisäinen sidosryhmäyksikkö, ns. in-house-toimija. Tarjoamme korkealaatuisia koulutuksia, kansainvälistymis- ja kehittämispalveluita valtionhallinnon eri organisaatioille ja henkilöstölle sekä kansainvälisille toimijoille.